コンプライアンス

基本的な考え方

当社は創業以来、公正で透明性の高い中古車流通市場の創造を目指して事業を行ってきました。お客様からの信頼を得られるよう、オートオークションを円滑に実施するための運営システムやルール、日々の業務を「公平・公正」なものとしなければならないという強い思いが当社にはあります。
また、オートオークションは会員の情報や出品・落札に関する情報など、重要な情報を数多く取り扱っています。こうした情報が適切に管理されていないと、「公平・公正」なオートオークションの場が提供できなくなる可能性もあります。加えて、中古車流通は登録手続等で行政機関との関わりが深く、各種書類を不備なく整えることも重要です。
こうした観点から、当社ではコンプライアンスを徹底し、「公平・公正」なオートオークションの運営を実践することで、自社の成長のみならず、業界全体の社会的地位の向上にも努めます。

コンプライアンスの基本原則

当社では、コンプライアンスの基本原則を「USS行動・倫理規範」として定めており、取締役が率先して企業倫理の遵守と浸透にあたっています。「USS行動・倫理規範」の実践を徹底するために「コンプライアンス・マニュアル」を制定し、社内研修などを通じて社員一人ひとりに周知徹底し、法令・社会ルールの遵守と企業倫理の確立を目指しています。

■ USS行動・倫理規範
  1. 法令の遵守

    日々の業務遂行に際し、関係法令(法律、社内諸規程など)の遵守に努める。関係法令などに不明瞭な点、疑問点がある場合には、統括本部に適宜相談する。

  2. 人格の尊重

    企業の構成員として、人種、民族、国籍、性別、宗教、信条、障がいの有無、性的指向・ジェンダーアイデンティティなどによる差別をしてはならない。また、多様性(ダイバーシティ)の確保・推進に努める。

  3. 取引先への対応

    役社員は、いかなる状況であっても、会員や取引業者からの常識を超える贈り物や接待の受領または供与をしてはならない。また、サービスに関して特定の会員への利益供与をしてはならない。

  4. 守秘義務

    役社員は、会社・顧客・業者に関する未公表の企業秘密、秘密情報、社内情報などを外部に漏らしてはならない。

  5. 反社会的な個人・団体への対応

    反社会的な個人・団体からの特殊取引・金銭などの要求に応じてはならない。また、総会屋などの発行する情報誌の購読・広告出稿を禁止する。

  6. 利益相反の禁止

    役社員が、個人的な利益を会社および会員の利益と対立させたり、または対立するような状況を引き起こしてはならない。

  7. 公私の峻別

    役社員は、常に公私の区分を明らかにしておかなければならない。

  8. セクハラ・パワハラ行為の禁止

    役社員は、職務上の立場を利用した性的要求や、性的な言動により、他の従業員に不快感を与える等、職場環境を乱すような行為(セクシャル・ハラスメント)を行ってはならない。また、職場における地位や権限を利用し、相手の人格を無視した言動や強要により、職場環境を悪化させる行為(パワー・ハラスメント)を行ってはならない。

  9. インサイダー取引の禁止

    業務遂行の過程で得た非公開の秘密情報を、個人として金銭上の利益のために不正に利用することは、法律違反であり、固く禁止する。

  10. 会社の有形・無形資産の保護

    役社員は、会社の各種資産(情報、商品、備品、機器、消耗品、ブランド、ソフトウェア、信用など有形・無形資産)の保護に努め、これを乱用または不正使用してはならない。

リスク管理体制

当社のリスク管理体制は、社内でのコンプライアンス体制と密接な関係があると考えており、企業倫理意識の向上および法令遵守のため「USS行動・倫理規範」を定め、これを徹底するための「コンプライアンス・マニュアル」を制定するとともに社内研修等を実施し、法令、社会ルールの遵守と企業倫理の確立を図っています。
また、これに反する行為等を早期に発見し、是正するために、USSグループ社員を対象とした内部通報制度「USS企業倫理ヘルプライン」を開設し、運用しています。
当社のリスク管理体制は、オートオークション事業に関するリスクについてはオークション運営本部が、情報処理に関するリスクについてはシステム本部が、財務・人事および災害等に関するリスクについては統括本部が、社内外で発生した様々なリスクへの対応と再発防止に努めるとともに、担当取締役を通じて社長に報告され、また経営に影響を与えるリスクについては取締役会に報告される体制を整備しています。

大規模地震発生時の対応(BCP)

当社では、巨大自然災害に対応するマニュアルを策定し、大規模地震が発生した際の対応事項と平常時からの準備事項を当該マニュアルで規定しております。また、役社員への周知のため、BCPに関する研修を社内で実施しております。
災害発生時の社員・役員の安否確認については、気象庁からの地震速報によって自動的に安否確認連絡が発信されるシステムを導入しており、突発的な災害時にも迅速に役社員の安否確認を把握できる体制を構築しております。

  • 災害に備えたデータ管理体制

    当社では、取引に関わるデータを災害から守るために、地震・津波リスクの低い内陸部のデータセンターと契約し、十分なバックアップも行っています。
    各会場ではシステムやデータ形式を共通化しており、仮にどこかの地域で被災した場合でも周辺エリアの会場がサポートして迅速な復旧に努めるとともに、振込等の処理を周辺エリアに分散し、金銭の流れが停滞することのない体制を整えています。

情報セキュリティ

会員制オートオークションの実施にあたっては、会員の情報や出品された車両のデータ、応札に関する情報など、様々な情報を適切に管理することが不可欠です。情報の漏洩によって公平・公正な取引が阻害されるおそれもあるため、当社では情報を適切に管理するため、ハードとソフトの両面で充実を図っています。
当社では、会員の皆様からお預かりした個人情報とご本人の権利を保護するために、「プライバシーポリシー」を定め、公表しています。
また、オートオークションにかかわる情報の適切な管理を行うために、オートオークションの入力端末は外部のネットワークから独立させて運営しています。また、システムにも改良を加え、誰がいつ情報にアクセスし、どのようなデータを閲覧したのかを確認できる監視システムを導入しています。業務上重要度の高い情報については承認を得た社員以外はアクセスできないようにし、常時ログも保管しています。
当社では、2020年度は情報セキュリティに関する法令違反の発生はありません。

内部通報制度

法令・契約違反、定款・規程違反、「USS行動・倫理規範」違反、不当な地位の濫用など、当社の社会的信頼を失う可能性がある行為を社員が発見した際、早期に是正するための措置として、当社ではUSSグループ社員を対象とした内部通報制度「USS企業倫理ヘルプライン」を開設・運用しています。
「USS企業倫理ヘルプライン」は、正社員だけでなく臨時社員・派遣社員等も対象に含んでおり、Eメールで相談・通報を受け付けます。受付窓口は第三者機関(株式会社インテグレックス内)に設置されており、受け付けた内容は当社統括本部に連絡されます。ただし、法令上の義務を負う場合を除いて、相談・通報者の了解なく氏名や所属が当社統括本部に報告されることはなく、情報提供者の匿名性を確保し、制度の中立性の維持を図れるようになっています。

腐敗防止

汚職・贈収賄は、企業の信頼を著しく損なう重大なリスクの一つです。当社は、会員や取引業者をはじめとするステークホルダーの皆様と健全な関係を維持するために、「贈収賄防止に関する基本方針」で腐敗防止について明記し、グループ全社員に徹底しています。

  • (贈収賄防止に関する基本方針)
    1. 目的

      株式会社ユー・エス・エス(以下「当社」といいます。)は、当社およびその子会社(以下「当社グループ」といいます。)の役職員の行動の基本原則として「USS行動・倫理規範」を定め、当社グループの役職員に対してその遵守を徹底しておりますが、同規範を明確化し、当社グループの贈収賄防止に関する基本的な考え方や取組み体制を示すことを目的として、「贈収賄防止に関する基本方針」を定めます。

    2. 贈収賄防止体制

      当社グループでは、リスク・情報管理委員会委員長が当社グループにおける贈収賄防止に関する活動について権限と責任を有しており、リスク・情報管理委員会において、当社グループにおける贈収賄防止体制の構築・維持・管理等の活動を行っております。また、各事業所および子会社に「リスク・情報管理責任者」を配置し、各事業所および子会社における贈収賄防止体制の構築・維持・管理等の活動を行っております。なお、当社グループにおける贈収賄防止体制及び贈収賄防止のため当社グループの役職員が遵守すべき事項の細則として、贈収賄防止規程を定めております。

    3. 贈賄の禁止

      「贈賄」とは、公務員等または民間事業者の役職員(当社グループのオートオークション会員を含みます。以下同じです。)に対し、営業上の不正の利益を得るために、(ⅰ)その職務に関する行為をさせ、もしくはさせないこと、または(ⅱ)その地位を利用して他の公務員等もしくは民間事業者の役職員にその職務に関する行為をさせ、もしくはさせないようにあっせんをさせることを目的として、金銭その他の利益を供与し、もしくは供与の申込みもしくは約束をすることをいいます。
      当社グループにおいては、その役職員に対し、贈賄を固く禁じています。

    4. 収賄の禁止

      「収賄」とは、違法もしくは不当な行為を行い、または適法もしくは相当な行為を行わないことを目的として、公務員等または民間事業者の役職員から金銭その他の利益を収受し、または収受の要求もしくは約束をすることをいいます。
      当社グループにおいては、その役職員に対し、収賄を固く禁じています。

    5. 接待・贈答

      当社グループの役職員が、公務員等または民間事業者の役職員に対して接待または贈答を行う場合には、適正な社内手続を遵守し、リスク・情報管理責任者の決裁を受けなければなりません。リスク・情報管理責任者は、接待または贈答が贈賄に該当しないことおよび合理的な理由があるため贈賄と疑われないことが確認できた場合、かつ、当該接待または贈答を行う必要があると認める場合に限り、これを認めることができます。

    6. 被接待・被贈答

      当社グループの役職員が、公務員等または民間事業者の役職員から接待または贈答を受ける場合には、適正な社内手続を遵守し、リスク・情報管理責任者の決裁を受けなければなりません。リスク・情報管理責任者は、接待または贈答を受けることが収賄に該当しないことおよび合理的な理由があるため収賄と疑われないことが確認できた場合、かつ、当該接待または贈答を受ける必要があると認める場合に限り、これを認めることができます。

    7. 寄附

      当社グループの役職員が、寄附を行う場合、または受け取る場合には、事前にリスク・情報管理責任者の決裁を受けなければなりません。リスク・情報管理責任者は、寄附が贈収賄に該当しないことおよび合理的な理由があるため贈収賄と疑われないことが確認できた場合、かつ、当該寄附を行う、または受け取る必要があると認める場合に限り、これを認めることができます。

    8. 自己点検等

      当社グループでは、贈収賄防止に係る当社グループの諸施策が適正に実施されていることを確認するため、定期的に内部監査を行い、問題点が発見された場合には、リスク・情報管理委員会において解決策の審議等を行います。さらに、リスク・情報管理責任者が贈収賄等の違反行為を認知したときは、直ちにリスク・情報管理委員会に報告するなど、違反行為に対応するための仕組みを定めています。

  • (関連当事者間の取引)

    当社は、役員およびその2親等以内の親族ならびにこれらの者が出資または株式を所有する会社(上場会社にあってはその発行済株式の1%超の株式を所有する会社とします。)およびこれらの者が実質的に支配または経営に関与する法人が当社との間で行う取引(当社と当社子会社との間で行う取引を除きます。)については、社内規程によりオートオークション取引以外の取引を禁止しております。オートオークションの取引を行う場合には、当社および株主共同の利益等を害することがないよう、取引状況が一般の会員と同様であることを条件に、当該取引についてあらかじめ取締役会に付議し、その承認を得るものとしています。かかる取引の状況は、毎年、定時株主総会終結後、最初の取締役会に報告され、取引の継続の可否について審議を行っております。

反社会的勢力排除に向けた取り組み

当社では、反社会的勢力との一切の関係遮断の姿勢を「反社会的勢力に対する基本方針」において明記しています。
また、平素より反社会的勢力との関係を遮断するため、所轄警察・弁護士等の外部専門機関との緊密な連携関係を構築し、関係部署が連携・協力して反社会的勢力に関する情報の収集・管理および社内体制の整備をしています。